Out of Office 2.0 Praktische tips voor de perfecte en originele, gepaste out-of-officereply!

Mijn vakantie staat voor de deur en ben op zoek naar een toffe OUT OF OFFICE. Ik wil graag zorgeloos vertrekken en tegelijkertijd een glimlach op het gezicht toveren van mijn e-mailers. Maar wat is leuk en wat kun je absoluut niet melden in die onvermijdelijke out of office? Ik ging op zoek naar praktische tips voor de perfecte en originele, gepaste out-of-officereply!

Inspiratie opdoen.

Mijn eigen inbox zit vol met automatische out-of-officereacties. Afgelopen weken werd bijna elke uitgezonden mail beantwoord met een ‘pling’ waarbij een nieuwe ‘out of office’ op lichte. De één saai, de ander met een vrolijke toon; “Hi, dit is mijn uit-of-kantoor, ik ben er eind augustus weer” Hilarisch, maar ben bang dat het voor mijn klanten niet helemaal matcht. Ik dook tussen all out-of-offices of er iets leuks voor mij bij zat.

Vakantie!

De grote vakantie voor gezinnen wordt veelal in juli, of augustus geboekt. De ene na de andere ‘OUT OF OFFICE’ is ingesteld en nu is het mijn beurt. Hooray! Tijdens onze gezinsvakantie dompelen we ons 2 weken onder in de Franse sferen. We gaan naar een camping in de Vendée waar we een stacaravan hebben geboekt.

Ultiem speelplezier plezier voor de drie kinderen, prachtige hardloop routes voor papa en dichtbij zee. Mama is een Francofiel, dus ook aan haar wensen voldoet deze vakantie. We zijn drie weken unplugged. Maar eerst een fijne  out of office om mijn klantenrelaties te laten weten dat ik even niet in de werk modus zit.

Tips En tricks voor een goede ‘Out of office’

• WIE – Je wordt veelal gemaild met een (dringende) vraag. Dit kan spoed hebben waardoor de mailer ergens snel terecht kan. Zorg daarom voor een goede doorverwijzing waarbij de namen, emailadressen, telefoonnummers en informatie klopt. Stuur ze niet van het kastje naar de muur! Het werk gaat immers gewoon door terwijl jij aan de cocktail zit. Met een grap kun je het ook tackelen:

“Beste lezer, vanaf 6 augustus tot en met 27 augustus heb ik geen toegang tot mijn inbox.
Heb je een dringende vraag? Google weet raad.
Is het een noodgeval? Bel dan 112, of anders collega@werk.nl
Is het allemaal niet zo urgent en kan het wachten? Lay back en schenk jezelf iets lekkers in.
Vanaf maandag de 27e ben ik weer goed te bereiken”

• INTERN versus EXTERN – Ik heb een interne ‘out of office’ voor mijn collega’s in het Nederlands. Daarnaast eentje voor extern. Beide berichten zijn anders ingestoken: Formeel versus informeel. Voor mijn collega’s leek me deze wel leuk:

“Mijn verstand bevindt zich momenteel niet op kantoor, maar is hopelijk terug aanwezig op 27 augustus. Gelieve te wachten tot deze datum, dan ben ik weer terug” Ook deze is te leuk, zolang je collega’s de grap uiteraard welkunnen waarderen: “Ik ben momenteel niet op kantoor wegens het chirurgisch verwijderen van mijn brein zodat ik een managementpositie kan bekleden. Mijn excuses voor het ongemak”

• KORT & KRACHTIG  Des te korter des te beter, waarin alle informatie zit die van belang is: Wanneer ben je terug, bij wie kunnen ze in de tussentijd terecht, inclusief de contactgegevens. Houdt dit bij 1-2 personen. Mijn out of office is bijvoorbeeld gesplitst in marketing en sales vragen. Wel zo handig. Enkel de tekst ‘ïk ben er niet, ik ben op vakantie’ is kort door de bocht en bot. Probeer dit iets aan te kleden dat komt sympathieker over.. En voorkom een te uitgebreid verhaal, je hele reisagenda hoeft er niet in te staan!
• PERIODE – De één heeft al een ‘out of office’ ingesteld voor het weekend, of als ze een middag, of dag vrij zijn. Dit doe ik eerlijk gezegd nooit. Mijn email komt ook op mijn telefoon binnen en op mijn vrije dag check ik ook vaak of er iets dringends tussen zit. Als het een week is, zet ik het wel aan. Dan ben ik ook echt unplugged van mijn werkplek.
• FOUTLOOS –  Check de spelling! En zorg dat er geen fouten in zitten! Ik ben 1 keer de fout ingegaan door de datum niet goed in de externe ‘Out of office’ te vermelden. Mijn collega heeft dit op afstand nog kunnen veranderen. Het komt heel knullig over en je voorziet de e-mailer niet van de goede informatie. Dat kan voor vervelende situaties leiden, dat ik destijds op het nippertje heb weten te voorkomen. En, niet onbelangrijk: zijn de namen en telefoonnummers correct van de personen naar wie je doorverwijst?
• WEES OP TIJD – Waak er voor om fouten te voorkomen zoals hierboven vermeld. Velen stellen werknemers hun out of office’pas last minute in. Op dat moment ontbreekt vaak de inspiratie, tijd en het bewustzijn om de standaardtekst te vervangen door een geschikte ‘out of office’-tekst. Een uur voor je vakantie begint, maak je sneller fouten. Een paar dagen voor je vakantie begint alvast je out of office instellen, is ook geen slecht idee. Zo voorkom je dat je op het laatste moment nog allerlei taken moet afhandelen.
•  TALEN –  Mijn rol als ‘International brand manager ’betekent dat ik mijn ‘out of office’ in het Frans en Engels heb ingesteld. Nederlands laat ik achterwege, omdat het anders heel onoverzichtelijk wordt. En anders bestaat er het handige ‘Google translate’. Je kunt het ook grappig insteken:

“Ola, ik ben helaas druk in de weer met alle ansichtkaarten schrijven, het insmeren van mijn kinderen en ben dadelijk chef BBQ. Je bent de eerste als ik weer terug ben van onze vakantie eind augustus. Tot die tijd neemt mijn collega de honneurs waar en helpt je heel graag uit de brand”

• ‘U’ versus ‘JE’  Wees vriendelijk en formeel. Je weet nooit wie je mailt in je afwezigheid. Of je wilt vousvoyeren of tutoyeren is afhankelijk van het bedrijfscultuur. Je kunt ook proberen om het  ‘u’ of ‘je‘ volledig te vermijden.
• REDEN AFWEZIGHEID – Ik ken mijzelf en check om de paar dagen mijn inbox. Niet verstandig, maar zit in het aard van het beestje. Er lopen veel projecten door elkaar en het kan voorkomen dat mijn collega’s met hun handen in het haar zitten in mijn afwezigheid en iets dringend moeten oplossen. Ik ken ze. Ze zullen me niet willen bellen aangezien ‘ik op vakantie ben”. Ik reageer dan enkel richting mijn collega’s.Het moet wel duidelijk zijn dat ze echt niks van je hoeven te verwachten. Wees dan ook duidelijk at de reden is van je afwezigheid: Voor diegene die jou probeert te contacteren is het handig om te weten of je op zakenreis bent of met vakantie. Tijdens een zakenreis is de kans groot dat je een dringend bericht toch leest en kan beantwoorden.
• COMMUNICEER – Zorg wel dat je intern communiceert dat je op vakantie gaat. Verwijs de e-mailer niet naar een collega die er niet van op de hoogte is. En zorg voor een goede overdracht Vertel wanneer je weer terug bent. Snappen ze gelijk waarom je er twee weken niet bent en gebruind en uitgerust weer op je plek zit na twee weken afwezigheid.
• PERSOONLIJK– Naast de reden van je afwezigheid,of het delen van je vakantiebestemming, is het leuk om  persoonlijk af te sluiten. Dit doe ik zelf met een gezellige vakantie afbeelding. Humor mag. Wat voor tintje je exact toevoegt aan je out of office bericht, kun je zelf het beste bepalen. Jij weet wie je doelgroep is en wat past bij het bedrijfscultuur.
• GRAP – Er is ook een legio aan originele en toffe ‘out of office’  teksten online te vinden. De grappige Out of office voorbeelden van Jordi van den bovenkamp die hij voor Tele 2 had gemaakt is leuk:

‘Een out f offce typne met zonnebrnd aan je handen is lastigre dan je denkt. Anyway, ik bn 14 augustus weer terug! Tot die tijd knu je mailen met collega@werkmail.com’ Of deze: ‘Dit moet een naar gevoel zijn: mij een e-mail sturen met waarschijnlijk een vraag en dan lezen dat ik op dit moment aan een cocktail zit in een warm land. Sorry, 14 augustus maak ik het weer goed. Proost!’

Bij de Intermediar was ik wel gecharmeerd van:

“Sorry you can’t reach me -I am in Greece for a holiday. My boss expects me to be back in two weeks, but we’ll see… In any case I would advise you to contact X at # Y, she’s much better equipped for solving problems anyway”

Ook de volgende berichten spreken me aan:

• “Goed nieuws! Ik heb je mail ontvangen. Slecht nieuws: ik ben er niet om je mail te beantwoorden. Vanaf 27 augustus ben ik weer aanwezig en dan is jouw mail vanzelf een keer aan de beurt. Om jou ook een beetje het vakantiegevoel te geven heb ik dit filmpje voor uitgezocht: (embed een video van bijvoorbeeld “magarena)”
• “Hallo! Ik ben niet aanwezig tot (willekeurige datum), maar mijn collega’s zijn er wel! Mail hen gerust al je vragen, dan hoeven ze niet de hele tijd te denken aan hoe erg ze mij missen.”
• “Beste lezer, van (willekeurige datum) tot en met (willekeurige datum) ben ik op vakantie en ben ik niet in de gelegenheid om m’n mail te beantwoorden. De kans is groot dat je mail tussen alle duizenden mails die ik deze weken krijg bedolven raakt. Dus als je me écht nodig hebt, ben ik vanaf (willekeurige datum) weer bereikbaar!”

Zwangerschapsverlof  ‘Out of Office’

Tijdens mij zwangerschapsverlof was ik langer afwezig en wilde ik dit graag als out of office:

“Hey! Je dacht vast, wow die reageert snel! Maar sorry, het is mijn out-of-office reply. Ik hang niet in mijn hangmat met een cocktail in mijn hand. maar ben momenteel met zwangerschapsverlof en zal ondergedompeld worden in het gezinsleven. Tot en met 25 september september probeer ik de nachten door te komen om vervolgens weer met mijn nieuwe functietitel ‘mama’op kantoor te verschijnen” Mijn werkzaamheden zullen worden overgenomen door werknemer@werk.nl”

Helaas is er geen instelling dat ze deze de 1e keer ontvangen en daarna een standaard, ietwat formelere out of office.Daardoor koos ik voor een formelere doch persoonlijk bericht:

“Bonjour,
Je suis absente du bureau avec un accès restreint à ma messagerie, de retour lundi le 27 août . En cas d’urgence, vous pouvez contacter xx
Je prendrai connaissance de votre message au plus vite.
Happy greetz, Cordialement,
Naam & functietitel

“Thank you for your e-mail. I will be out of office until monday 27 of august. I  will review your messages as soon as possible following my return. Should the matter be important and urgent, please contact xx  in my absence.

Happy greetz, Sincèrement
Naam & functietitel”

Holiday!

En voor nu heb ik ook mijn eigen werk computer afgesloten. Mijn werkweek werd relaxt afgesloten en alle spullen worden ‘as we speak’ ingepakt voor een lange vakantie. Wij wensen ook jullie allen een hele fijne vakantie!

Mijn out of office is niet heel creatief, of origineel. Het dient zijn doel, maar val er niet enorm mee op. Dat hoeft ook niet. Ik tover wel weer een glimlach op het gezicht van mijn klanten als ik weer terug ben! Aangezien ik veel internationale zakenrelaties bedien kan een grap verkeerd overkomen. Dat is wat ik wil voorkomen

“Ik sta momenteel niet meer in de schijnwerpers, maar maak mijn grote comeback op 27 augustus Ik zal beter zijn dan ooit tevoren!”

Lees ook: Share what moves you! Wat is jouw passie en waar sta jij elke morgen voor op met een big smile!?

Liefs Olivette

Olivette is ook actief op Twitter  Facebook Youtube Instagram We vinden het superleuk als je een berichtje achterlaat