Zo zorg je voor efficiënte, doeltreffende en bovendien professionele online meetings, zonder blunders.

We ontkwamen er niet aan, er moest thuis gewerkt worden en de online meetings waren onoverkomelijk. Zoom, Microsoft Teams, Google, de één na de andere visuele meeting werd ingepland. Voor de digibeten onder ons een lastige eerste start, maar op den duur ging er een wereld voor me open. Het aantal virtuele meetings explodeerde en de keukentafel werd mijn kantoorruimte. Gaandeweg hebben we heel veel hilarische, epische en bijzondere momenten gekend via de online meetings.

Werken in een andere wereld

Via online meetings moesten we verdriet op een afstand met elkaar delen, successen werden gedeeld, verjaardagen online gevierd en om de spirit er in te houden werden er vrijdagmiddag borrels en zelfs kook workshops georganiseerd. Ook werd er gewild, of ongewild een virtueel inkijkje in je privé-omgeving gegeven dat helaas ook met blunders gepaard ging. Ik vertel je dan ook met plezier de mijne. En deel ook graag hoe je een efficiënte, doeltreffende en bovendien professionele online meeting organiseert. Tel uit je winst, gratis advies van deze (niet al te grote) ambitieuze thuiswerker (fan)

Diversiteit aan collega’s

Met de virtuele meetings door de COVID pandemie en het thuiswerken, leer je je collega’s op een hele andere manier kennen. ‘De panische collega die weken niet op kantoor kwam, de klager die de dagelijkse ziektegevallen en overledenen wist te melden en de optimistische collega die alles wat over Corona ging, uit de weg ging, of tegensprak. Ik schaar mezelf onder de ‘struisvogel optimist‘ die het er liever niet over had en zich met lichte tegenzin aan de maatregelen houdt. Dat doe ik echt voor anderen en voor onze lieve (Bonus) opa en oma die voor onze kinderen zorgen.

Ik ben wel altijd veilig op kantoor blijven werken en twee dagen thuis om het met mijn echtgenoot het thuisonderwijs af te wisselen. 100% thuiswerken werkte niet voor mij, waardoor ik een leukere moeder bleef en mijn werk goed kon blijven doen. Mijn werk bood houvast en ik prijsde me gelukkig dat ik het hier niet over Corona hoefde te hebben,

Efficiënte virtuele meetings

Om de meetings efficiënt in te zetten, belden we de ma-di- & donderdag in. om 9:00 en mocht max. 30 min duren. Van mij mag dit overigen best naar 8:45 verschoven worden net als in mijn huidige baan. De meesten zitten om 9:00 al lang en breed te werken en dan is de meeting een onderbreking. Door het vroeger te plannen is dat gelijk de start van een nieuwe dag. Voor de voorzitter is het hosten best energie slurpend om een groep collega’s online te blijven motiveren en de spirit er in te houden.

Onze CEO deed het uitmuntend, maar toen de huiswerk periode verlengd werd en zelfs intensiever werd, organiseerde ze online een poll waaruit bleek dat het personeel variatie wenste, ook mocht het korter. Met alle feedback werd de online meeting anders ingestoken en daarbij als positiever ervaren.

Variatie in de virtuele vergadering

Die visuele meeting werd i.p.v dagelijks, op de di & donderdag ochtend georganiseerd en te laten hosten door één van de collega’s die we uit de hoge hoed trokken. Uiteindelijk kwam iedereen aan de beurt. De dinsdag was het een ‘ leerzame’ ochtend waarbij je je collega’s iets kon vertellen van jouw werkgebied, project, of huidige trend, ook werden er break-outs georganiseerd. De donderdag was fun die iedere keer anders werd ingestoken, denk aan een quiz, pictionary, interview, gast-act, spelling quiz, of geinige wetenswaardigheden over elkaar. Er werd vaak hard gelachen waarbij we verbinding zochten.

Efficiënte online meetings

Het was geen tijdverspilling doordat de online vergadering strak op een kwartier werd gezet, een roll call en woord van de dag (in de chat). Bij het afsluiten werden in de rollcall 2 dingen benoemd die hij/zij die dag zou afvinken en of er een ‘red flag’ was waarbij iemand nog iemand nodig zou hebben. Door een efficiënte, strakke planning te hanteren en doelgericht niet de tijd te overschrijden, hield iedereen zijn aandacht erbij!

Overigens wachtte ik zelf nooit op laatkomers, in tegenstelling tot socialere collega’s. Stipt om 9:00 ging mijn sessie van start, ‘te laat komen beloon je anders onterecht’ is mijn motto.

Virtuele blunders

Virtuele meetings blijven toch soort van awkward. Nu ik een nieuwe baan heb en mijn teamleden internationaal verspreid zijn, is het zelfs grotere vormen aan gaan nemen. Inmiddels ben ik er na een jaar aan gewend geraakt en wordt het steeds efficiënter en voorkomen we het vergaderen om te vergaderen. Wel houden we vast aan de personal touch om niet al te veel van elkaar te vervreemden. En nu worden de blunders ook soms als een verademing gezien.

Mijn zoontje liep al half naakt in beeld, mijn dochter gluurt af en toe mee wat er in beeld gebeurd en mijn jongste kruipt nog graag bij me op schoot. Inmiddels begin ik er de humor van in te zien. De kinderen weten ook beter wanneer het mond houden is en wanneer er gewerkt moet worden. Wel heb ik echt moeten leren om niet zo streng voor mezelf te zijn en mijn kleintjes. Je kunt ze gewoon beter bij je op schoot trekken, dan dat je een legoblokje naar ze gooit om ze stil te houden…yep been there done that. Ze zaten elkaar te bijten op de bank en het werd van kwaad tot erger. Daar dacht ik een stokje voor te kunnen steken, maar ze begonnen juist steeds harder te gillen, arghh En laat het niet onopgemerkt te zijn geweest door anderen… oeps ik ben echt een goede moeder hoor….

Houd de moed er inbij de vele online meetings

Ik kleed me nog steeds iedere dag aan alsof ik naar kantoor aan. Zelf draag ik vaak opvallende en uitgesproken lounge kleding waardoor ik er relatief fris uit zie. Ook vergeet ik mijn haar en een touch van make-up niet. Het werkt immers averechts op je professionaliteit als je niet aan je voorkomen denkt. Daarnaast zet ik mijn telefoon uit tijdens een call en schakel ik meldingen en programma’s uit die een stoorzender zouden kunnen zijn. En tsja de mute knop is heel handig, vooral als je kinderen zich in dezelfde ruimte begeven. En vergeet het jezelf ook niet gemakkelijk te maken. De juiste bureaustoel, toetsenbord en muis helpt je al een goed eind op weg!

Tot slot

En vergeet nooit om even de tijd te nemen voor een ander. Check soms even iets eerder in en neem bewust de tijd om aan je collega’s te vragen hoe het met hen gaat en voorzie ruimte voor een informeel moment. Dit kan echt het verschil maken, vooral voor collega’s die geen partner hebben. Social distancing is dan misschien de norm op fysiek vlak, maar emotionele verbondenheid is nog nooit zo belangrijk als nu.

En hoezeer het fijn is om kort en bondig te vergaderen, neem aan het einde van elke online vergadering echte even de tijd om de meeting te evalueren. Ik vraag nu regelmatig of ze het vlotjes vonden verlopen. Zo leer ik iedere dag weer bij en voorkom ik de stomste blunders zoals de wasmand achter me niet weg te zetten. Inmiddels heb ik standaard een blur filter aanstaan…..

Liefs Olivette

Olivette is ook actief op Twitter| Facebook |Youtube| Instagram We vinden het superleuk als je een berichtje achterlaat