Is een SURPRISE PARTY wel zo’n goed idee? 18 zeer belangrijke vragen

Zelf ben ik een fervent feest vierder en ben dol op het organiseren van feestjes. Het zit in mijn DNA om te willen verrassen, het liefst in de vorm van een Surprise Party. Ik was dan ook in mijn element toen ik de babyshower van mijn zusje en dierbare vriendinnen mocht organiseren, een vriendin mocht verrassen, persevents mag organiseren op mijn werk, of ceremoniemeester ben op een huwelijk. Het draaiboek is aan mij besteed waar ik graag mijn tanden graag in zet. Om de 40e verjaardag van een vriendin groots te vieren ben ik gezwicht om de organisatie op me te nemen. Maar is dat eigenlijk wel een goed idee? Je moet immers aan al het onderstaande denken? Dit is dan ook wel dé checklist of je wel overal aan hebt gedacht!

Surprise party checklist

Het leven begint bij 40 en deze leeftijd markeert voor velen een belangrijke mijlpaal. Toch komt er heel veel bij kijken om een surprise party te organiseren. De voorpret is leuk, maar het is ontzettend veel werk naast een gezin, fulltime baan en sportclubjes! Bij onderstaande 20 punten kon ik achter mijn oren krabben…. keuzes, keuzes, keuzes.… Ik deel al mijn ervaringsdeskundige tips tricks zodat je weet waar je aan begint!

1.Goed idee

De één is meer een feestganger dan de ander. Je hoeft mij bijvoorbeeld niet in een raar outfit door Amsterdam te slepen op mijn bachelor. Mijn vriendinnen kennen me en lieten mij gelukkig mooi en classy over straat gaan. Een Surprise Party overviel me twee keer waar ik destijds echt van moest bijkomen. Het is goed te bedenken of je vriend/vriendin wel ‘surprise party proof’ is. Voelt diegene zich wel blij als er een kamer vol enthousiasme familieleden ‘SURPRISE’ roept? Wellicht schrikt ze zich helemaal een hoedje en word ze hier echt niet blij van. Houd hier echt rekening mee!

2.Geen tijd voor

Na lang wikken en wegen ben ik gezwicht om het verrassingsfeest voor een vriendin te organiseren. Toch ging dat niet over 1 nacht ijs. Het organiseren van een verrassingsfeest kost gewoon enorm veel tijd. Als ceremoniemeester op het huwelijk van vrienden en mijn zusje zat ik destijds tijdelijk in between jobs en had alle tijd. De babyshower voor een vriendin deed ik samen met haar zus, maar voor deze vriendin zou er meer bij komen kijken. En heb ik die tijd eigenlijk wel?

In het kader van ‘managing expectations’ heb ik mijn verwachtingen voor mezelf uitgesproken en ben ik gaan delegeren. Tijd heb ik beperkt en dus moet ik strak op de bal zitten. Vraag jezelf dat ook af! Weet waar je aan begint!

3.Place & Date 

Het is verstandig om een ‘save the date’ uitnodiging uit te sturen naar de gaasten! Deze verjaardag viel in de zomervakantie periode waardoor veel vrienden en familie er niet bij konden zijn en werd daarom naar voren werd geschoven. De feestmuts moet zelf uiteraard ook kunnen en moet in een date ‘vastgelegd‘ worden. Dat kan door een partner in crime te zoeken die hem/haar wegsmokkelt. Natuurlijk moet je ook een manier zien te vinden om erachter te komen of jouw bestie op die datum kan. Je moet er wel zeker van zijn om te voorkomen dat alles voor niets geweest!

4.Let’s talk about Money

Er komt aardig wat kijken bij het organiseren van een surprise party en dat kan in de papieren lopen. Stel een budget vast zodat je keuzes kunt maken. En stel jezelf de vraag of je het zelf gaat betalen, samen met een partner, ouders, of deel je de kosten met een paar vrienden? De teller kan aardig oplopen met de versieringen, taart, happerij & drank. En uit eigen ervaring weet ik dat de dag voor het verrassingsfeest nog veel last minute uitgaven worden gedaan…. ‘heb ik wel genoeg’, ‘oef één borrelplank extra is niet verkeerd’, ‘de ballonnen vallen helemaal weg’…. been there, done that! 

Als je gaat splitsen, bepaal een bedrag en houd je hier aan. Maken meerdere personen kosten, gebruik dan de app splitwise, ideaal als geldstromen door elkaar gaan lopen. Het beste is om een bedrag vooraf te vragen, na een feestje geld vragen is namelijk een lijdensweg. Ik vergeet nooit meer dat ik ooit een tikkie ontving van €75 van een feestje waar ik een half uurtje was. De groep had het laat gemaakt en de wijnen waren rijkelijk geschonken. Ze gaven aan dat iedereen hetzelfde betaalde omdat het ook incl het cadeau was en het gesplitst werd door het aantal bezoekers…’een pijnlijke situatie‘!

5.Locatie

De locatie is allesbepalend voor een tof feest. Niet iedereen heeft zo’n grote tuin als mijn zusje die ‘back to her roots’ is gegaan. Toch kom je met veel creativiteit heel ver. In Amsterdam zijn er veel toffe parken waar je ver komt met met kleden ver komt. In Diemen is het nabijgelegen Gaasperplas favoriet waar zelfs een BBQ gehouden mag worden. Bij mij thuis heb ik eerder een babyshower georganiseerd, maar verkies toch echt wel een speciale locatie die bij diegene past. In mijn geval hadden de ouders van de de party girl een mega huis aan het water en kreeg ik de sleutel voor het grote versierwerk, terwijl mijn zwangere vriendin een kinderwagen ging shoppen. 

In het voorjaar hebben we een dierbare vriendin verrast met een taarten workhop bij Life of Pie waarbij de datum lastig was. Die hadden we bij de gasten al wel vastgelegd, maar de workshops zaten vol….oeps! We hadden geluk dat ze met ons meedachten! Houd hier rekening mee! In tijden van corona is de locatie helemaal belangrijk. Mijn favoriete hangout is Mama Kelly en voor mijn werk organiseerde ik een persevent bij WONDR Amsterdam. En voor ons Ridderfeest gaan we naar Jeugland in Amsterdam!

6.Thema

Bij een locatie past vaak een tof thema. Think Pink was het verrassingsfeestje thema bij Mama Kelly, Urban Jungle bij Momo en als je bestie 40 wordt, moest alles uiteraard het getal 40 dragen. Ik vervloekte mijn sidekick die het hele huis vol hing met 40 jaar slingers. Alsof het niet classy kon. Een collega vierde haar verjaardag in januari met een winter BBQ en had haar tuin ingericht als een Aprés Ski bar met vuurkorven, marshmallows en winter snacks. Zo leuk, dat houd ik ook voor mezelf op het oog onder veranda op de camping. Met de corona uitbraak een ideale oplossing. Door de tropenjaren vier ik mijn verjaardag al zo’n tien jaar niet, tijd om dat te veranderen! 

7.Wie wel, wie niet? 

Samen met ouders en vrienden maak ik graag een gastenlijst. Een zeer lastige keuze aangezien je geen stiefkinderen wilt maken. Als het goed is ken je het feestnummer goed en weet je goed wie ze wel en niet op een verrassingsfeestje ziet verschijnen. Toch is het lastig want wat doe je met clubgenootjes, sportvrienden, buren, studiegenoten en familie of collega’s? En welke collega is een ‘vriendin’ geworden en wie niet….dilemma’s, dilemma’s! Je wil immers niemand vergeten of kwetsen. Op het 30 jaar verrassingsfeest dat ik organiseerde voor mijn man nodigde ik zijn jeugdvrienden uit die hij jaren niet had gezien. Sinds dat feest is het weer dikke mik, echt heel tof! 

8.Nummers achterhalen

Voordat je iedereen gaat uitnodigen en de gastenlijst compleet hebt, kun je de nummers gaan verzamelen. Telefoonnummers, mailadressen, huisadressen of social mediagegevens zijn heel handig. Een groepsapp is leuk, maar niet om hier ‘de partner van‘ in op te nemen. Voor je het weet komt het grote geheim uit en heeft hij/zij alles door! 

9.Geheimen bewaren

Houdt het feestje absoluut geheim om het surprise element niet te verpesten. Je moet er dus alles aan doen om er voor te zorgen dat het geheim niet uitkomt. Als ze al iets vermoeden is het immers lastig om toch verrast te reageren. Bij mijn surprise party geschiedenis kon ik het gelijk van iemands gezicht aflezen of ze al iets doorhadden. Vooral flapuiten kunnen makkelijk hun mond voorbij praten, of er uit floepen.

Zo heeft mijn schoonmoeder heeft mijn babyshower verrassingsfeestje per ongeluk verklapt. Ze is goudeerlijk en heeft geen blad voor d’r mond. Het floepte er zo uit omdat ze me wees op een groep op Messenger met mijn vrienden waar ze niets van begreep. 

Ik deed alsof mijn neus bloedde en zette mijn acteertalenten in. Mijn tip is dan ook; maak het niet te lastig voor de partner om te moeten liegen, of het geheim te moeten houden. Niet iedereen is hier een ster in!  Plan een date zodat je ook echt iets samen gepland hebt, of laat de partner een uitje plannen!

10.Liefde gaat door de maag voor de bourgondiërs….

Het gaat echt boven mijn pet als er op een feestje twee bakjes met borrelnootjes staan, de BQB exact wordt uitgemeten qua stukjes vlees en dat er nauwelijks drankjes wordt bijgeschonken uit karigheid. Geen feest compleet zonder het hele arsenaal aan koude biertjes, wijntjes, frisdranken en hapjes om je vingers bij af te likken. De kippiepan is bij mij alltime favoriet, in het kader van gemak dient de mens! Qua catering vraag ik graag om hulp. Het is ideaal als je een lijstje aanmaakt in de Todoist-app waar iedereen iets kan afvinken.

11.Muziek

De muziek besteed ik graag uit. Je komt al ver met een goede party-spotify-lijst en ook kun je iemand inhuren als DJ. Zelf hadden we recent iemand bij een verrassingsfeestje die een persoonlijk lied ging zingen vanuit lofzangers. Dit is echt een aanrader, zo leuk!

12. De feestneus moet zich zelf ook mooi voelen! 

Het is nog een uitdaging om degene die je wilt verrassen in feestelijke kleding te krijgen zonder argwaan te creëren. Het verrassingsfeest draait immers om hem/haar en dan is een feestelijk outfit en make-up wel gewenst. Dit was op zich wel een lastig onderdeel aangezien mijn vriendin graag in een huispak door het leven gaat in het weekend. Hier moest wel een goed plan voor worden gesmeden!

13.Time management

Het is cruciaal dat de gasten er eerder zijn dan degene die verrast gaat worden. Vooral laatkomers moeten goed gebrieft worden. Het is overigens aan te raden om iedereen hier vooraf én een dag van te voren op te wijzen. Het is zo lullig als je tegelijk tijdens het verrassingsmoment binnen komt stormen. En geloof me, ik heb erger meegemaakt.

14.Het verrassing element

‘SURPRISE‘! Heb je het al een beetje in gedachten hoe je hét moment wilt vormgeven? Het leukste van een surprise party is immers toch wel de surprise! Bereid dit goed voor en regisseer dit moment. Bij een goede voorbereiding sta je al 1-0 voor! Doe je het met ballonnen, confetti, buiten, binnen…

Laat je iedereen verstoppen achter een scherm, de stoelen en banken, sta je met een geheven glas bubbels ‘surprise’ te roepen,  zet je de muziek hard aan, of wordt degene verwelkomd met een groot applaus? Met een confetti kun je het knallend inluiden, of met een tros ballonnen wordt het entree ook heel feestelijk. Je kunt echt alle kanten ermee op!  Het is wel verstandig om iedereen vooraf te instrueren zodat niet iedereen zijn eigen weg in slaat. PS: zorg dat er iemand foto’s maakt, of het grand entree filmt. Dit is altijd zo leuk om terug te zien.

15.Cadeautjes

Een Surprise Party is op zich zelf al een geweldig cadeau en kan in de papieren lopen. Toch kan ik het niet laten om iets voor te bereiden namens alle familie en vrienden. Via Jilster kun je een magazine maken, of wellicht is een fotoboek leuk! Een vriendenboek blijft ook altijd persoonlijk en is niet duur. Mijn zusje had een schilder (feestinverve.nl) op haar huwelijk die ook heel gaaf is om in te huren. Kost wat, maar dan heb je ook wat. Je kunt op het feest ook foto’s maken met een polaroid camera. Persoonlijk, fun en een fijne herinnering aan het feest.

16.Speciale toegift

En persoonlijke cadeaus zijn toch wel het tofst! Met een speech, een grappig gedicht, of lied maak je het extra speciaal. op het huwelijk van mijn zusje heb ik een video gemaakt van al haar vrienden met huwelijksadviezen, echt te grappig!

17.bedankjes

Het verrassingsfeest is met bovenstaande tips en tricks wellicht een dealbraker voor je. Er komt inderdaad heel veel bij kijken. Van de verrassingen, tot aan de locatie, catering, gastenlijst en het cadeau. En toch trap ik er keer op keer weer in. Gewoonweg omdat het zo leuk is om te organiseren! Het bedankje laat ik aan de gastvouw over, die tot die avond, middag, of ochtend niet wist dat er een feestje georganiseerd zou worden. Waar ik zelf altijd wel fan van ben, is om de foto’s te bundelen in een aftermovie. Die stuur ik in de app groep als algemeen bedankje om iedereen te bedanken voor het geheim houden!

18.Opruimen

Voor het opruimen geldt enkel…vele handen maken licht werk. Ik laat de party animal uiteraard niet in haar/zijn eigen rommel achter. Als allerlaatste zal ik weggaan en de locatie spik en span achterlaten, of eventueel nog cadeaus af te leveren op het huis adres!

En ben je om? Ben je gezwicht om een surprise party te organiseren? Ik ben benieuwd!

Liefs Olivette

Olivette is ook actief op Twitter| Facebook |Youtube| Instagram We vinden het superleuk als je een berichtje achterlaat